210 Mitarbeitende der Stadtverwaltung arbeiten von Zuhause aus / Cloud-basierte Technologie macht‘s möglich
Wegen der derzeit geltenden Einschränkungen sind alle städtischen Dienststellen für den Publikumsverkehr geschlossen. Um auch die Mitarbeitenden vor der drohenden Ansteckung zu schützen, hat die Stadt Offenburg die Zahl der Arbeitsplätze im Homeoffice erhöht und so die Möglichkeit gegeben, von Zuhause aus zu arbeiten.
Noch vor wenigen Wochen hätte niemand gedacht, dass sich die Zahl der Homeoffice-Arbeitsplätze innerhalb weniger Tage von 30 auf insgesamt 210 versiebenfacht. Doch auch die Verwaltung musste sich wegen der durch das Corona-Virus drohenden Gefahr für ihre Mitarbeitenden etwas einfallen lassen: Die Rahmenarbeitszeit wurde erweitert, sodass im Schichtwechsel gearbeitet werden kann. Vorgabe ist, dass unter den Mitarbeitenden ein Mindestabstand von zwei Metern eingehalten werden muss, wer zur Risikogruppe gehört, bekommt entweder einen Einzelarbeitsplatz oder arbeitet von Zuhause aus.
Letzteres wird auch von den Mitarbeitenden praktiziert, die nicht in voller Teamstärke anwesend sein müssen. Wer von Zuhause aus arbeiten will, beantragt einen Homeoffice-Arbeitsplatz über die direkten Vorgesetzten, das Lagezentrum des Corona-Krisenstabs prüft diese Anträge und gibt sie entsprechend frei.
Wenn der städtische PC vorbereitet ist, richten die Mitarbeitenden zusammen mit der Abteilung Informationstechnik (IT) den heimischen Rechner ein. Wer zuhause keinen Computer hat, bekommt einen Laptop bereitgestellt.
Aufgrund der sich zuspitzenden Corona-Situation musste innerhalb von zwei Wochen die Nutzung von 180 zusätzlichen Homeoffice-Arbeitsplätzen möglich sein. Da die bisherige virtuelle Technologie jedoch innerhalb dieser kurzen Zeit nicht um die hohe Anzahl von Arbeitsplätzen erweitert werden konnte, wurde innerhalb eines Wochenendes eine Cloud-basierte Technologie bereitgestellt, zusätzlich erfolgte die Anpassung der städtischen Internet-Bandbreite an die neuen erhöhten Anforderungen, 70 neue Laptops wurden beschafft und eingerichtet. Die Homeoffice-Arbeitsplätze basieren auf der Terminal-Server-Technologie von Citrix.
Krisenbedingte Lieferengpässe und eingeschränkte Verfügbarkeit externer Ressourcen waren in Zusammenhang mit den engen Zeitvorgaben eine besondere Herausforderung. Nur durch einen hohen personellen Einsatz der IT-Abteilung und Mehrstunden konnte die schnelle Umsetzung bewältigt werden, die Einbindung studentischer Hilfskräfte sowie die hohe Flexibilität des lokalen Dienstleisters unterstützen das Vorhaben wesentlich. Anfängliche Schwierigkeiten bei der Handhabung konnten behoben werden.
„Die erste Resonanz fiel sehr positiv aus, man empfindet das Verfahren als anwendungsfreundlich, leistungsfähig ist es ebenfalls“, so Eckart Baumann, Leiter der städtischen IT-Abteilung.